关于核对移交2020级新生档案材料的通知

时间:2020-11-17 15:38    来源:档案室    作者:郭方方

各二级学院:

        为进一步做好2020级新生档案移交工作,规范学生档案管理,确保学生档案的安全与完整,学院拟于11月16日至12月31日对新生个人档案进行核对和移交,现将有关事项通知如下:


一、时间安排

11月16日    召开专题会议,具体布置工作。

11月17日至30日   

辅导员收集学生自带档案,领取邮寄来的新生档案,以班为单位,收集、整理学生档案,填写移交登记表。

    12月1日至2日     信科学院移交新生档案。

12月3日至4日     城建学院移交新生档案。

12月7日至 8日     国际学院移交新生档案。

12月9日至10日    经管学院移交新生档案。

12月11日          新传媒学院移交新生档案。

12月14日至21日   完善手续、制作标签、装盒入柜。

12月22日至28日   数据导入软件,实现网上检索。

12月29日至31日   工作总结讲评。


二、核查及移交内容

各学院新生辅导员应依照教务处确认的2020级新生名册和招办提供的考生高考电子档案,按实有人数核对新生档案材料及信息。档案材料信息与本人不一致时,应及时验证,核实后在登记表“备注”栏标注“有误”,并在书面总结中说明具体情况。

新生高中时期形成的档案材料主要有10项内容: ①高中学籍登记表; ②高考考生报名登记表;③高考考生体检表; ④高考志愿表;⑤考生思想品德考核表;⑥考生诚信考试承诺书;⑦高考成绩单;⑧外语口试登记表;⑨入团(党)志愿书;⑩奖励处分材料。

另外,辅导员通知学生在学信网上下载打印在线学籍验证报告一份,并加盖教务处公章,与新生档案材料同时归档。同时,组织学生填写《新生入学登记表》两份,一份装入学生档案,一份交由档案室存档。


三、要求

(一)二级学院领导要高度重视,严密组织。单位主管领导和新生辅导员全面承担本单位、本班级新生档案的核对与移交工作的安全保密责任。做好安全防范工作,保护学生个人信息及隐私,不得随意拷贝复制数据,不得随意更换、涂改、销毁学生档案材料,严防档案材料丢失和假材料装入。

(二)辅导员可以在群共享中下载《2020级新生档案材料核对移交登记表》。核对学生档案中照片、考生号、身份证号等相关信息,认真填写核对移交登记表;在档案袋相应位置填写学生姓名、性别及学号,右上角编号处标注班级和序号(例:工管2001-01),以教务处出的各班级学生点名册顺序和本班实际报到人数为准,以班级为单位捆扎档案袋,并附上核对移交登记表。

(三)辅导员应依照《2020级新生档案材料核对移交登记表》各项档案材料内容与实体档案逐项核对。表格以班为单位,各班学生不论是否有档案,都按教务处出的各班级学生点名册顺序,最终序号要与各班实际在校学生人数相符。1份材料为1件,比如高考体检表有2份,登记表对应的“考生体检表”栏目就应填写2,表示高考体检表有2件。缺少材料的,对应栏目空缺。高中时期档案材料10项内容全部空缺的应在备注栏填写“无档案”。 

(四)对未交或者缺、漏档案材料的,应及时通知学生本人,写出情况说明,附在本班级《2020级新生档案材料核对移交登记表》之前。由学生本人到原高中或生源地招办寻找或补齐原始档案材料,并于本学期内完成移交。

(五)毕业证书、各种获奖证书原件及复印件、团员证、户籍卡、组织介绍信、思想汇报等材料不属于归档范围。应由本人或党团组织保管。

  附件:1.2020级新生档案材料核对移交登记表

    2.2020级专升本档案材料(中学)核对移交登记表

    3.2020级专升本档案材料(大专)核对移交登记表

     4.2020级新生档案移交时间安排表


西安科技大学高新学院档案室

                       二〇二〇年十一月十二日