关于做好2021届毕业生校友联络员选聘及毕业生信息收集工作的通知

时间:2021-03-15 19:45    来源:校友会    作者:董康康

各二级学院:

       学校的建设发展凝聚着所有高新人的智慧和心血,也离不开校友的热心支持和无私奉献。为了在新形势下做好校友工作,加强校友之间、校友与母校之间的联络沟通,搭建有效双向的互动平台,学校决定从2021届毕业生中选聘本届校友联络员和各项毕业生信息收集工作,具体事宜如下:

一、校友联络员选聘工作

(一)校友联络员基本条件

1.热爱母校,热心校友工作,乐于为学校和同学服务;

2.具有较强的责任心和组织协调能力;

3.在同学中有较高威信,具有一定的号召力;

4.工作落实且相对稳定,联系方便;

5.在校学习期间担任过学生干部的同学优先。

(二)校友联络员主要职责

1.促进校友与校友、校友与母校间的联络和沟通,向校友和母校及时通报相关信息,收集反映校友对母校的意见和建议;

2.负责搜集班级同学的信息变动情况,每年9月份更新一次班级

通讯录,并以电子版形式向校友联络与服务中心及各二级学院反馈;

3.积极参与母校和地方校友联谊会组织的活动,积极组织本届、本班级校友举办各类校友活动;

4.积极向母校相关宣传平台投稿,关注校友取得的重要业绩,报道校友的优秀事迹;

5.关注和宣传母校网站、微信平台及相关官方宣传平台。

(三)校友联络员享有权利

1.学校向校友联络员颁发聘书;

2.可从学校和地方校友联谊会及时了解掌握母校及校友的最新情况;

3.优先参加校友联谊会举办的各种联谊、培训和交流活动;

4.经学校推荐,可优先成为地方校友联谊分会理事候选人;

5.优先获得学校编印的相关刊物及校友通讯录。

(四)校友联络员聘任程序和职数设置 

1.根据相关条件,各学院采取个人自荐与班级推荐相结合的方式进行选拔,每届任期三年(可连任);

2.每个本、专科毕业班级选拔1—2名校友联络员;

3.各学院审核本院校友联络员推荐表,并将相关材料汇总并报送校友联络与服务中心;

4.学校举行校友联络员聘任仪式,颁发聘书,并对校友联络员进行培训;

5.在学校网站及校友联络与服务中心官微上公布聘任的校友联

络员名单;

6.学校可解聘因各种原因不能正常履行职责的校友联络员,也可根据工作需要增补有关班级的校友联络员。

二、2021届校友数据库信息采集

       为进一步完善校友数据库,学校决定采集2021届毕业生信息,采集要求及注意事项如下:

(一)所有基本信息须使用通知附件中提供的《西安科技大学高新学院2021届校友数据库》进行信息录入,为确保信息导入,请勿修改信息表结构或添加其他项目。采集后各学院所有学生信息在一个EXCEL工作表中,请勿新建多个工作表或文件。学生姓名中间不可有空格,除日期以外,信息中任何字段不可带有标点符号。不明确之处,请提前沟通。

(二)各学院毕业生信息采集工作由分管学生工作的院长具体负责,请高度重视,确保填报数据的准确性。

(三)各学院2021届校友数据量按先本科生后专科生的顺序编排。

三、2021届毕业生合影照片收集归档

(一)收集办法、要求

各学院组织拍摄并汇总毕业班的合影后,统一将相片(1张打印版)和相片的电子版报送至校友联络与服务中心办公室。

1.每个学院报送的电子版文件夹内应包含以“xxx级xxx专业xxx班级”为命名的子文件夹若干个。子文件夹包含以下内容,一是以“xxx级xxx专业xxx班级”命名的电子照片一张;二是用word文档的形式对照片中人员给予身份说明,名单要与照片上人员排列顺序一致对应,并将教师姓名下划线标注。

如:西安科技大学高新学院xxx学院xxx级xxx专业xxx班毕业合影人员名单注(划线者为教师):

第一排左起:xxx xxx xxx xxx xxx xxx

第二排左起:xxx xxx xxx xxx xxx xxx

第三排左起:xxx xxx xxx xxx xxx xxx

2.纸质版照片的要求和电子版一致:照片正面应印有“xxx学院xxx级xxx专业xxx班级”及拍摄时间,背面应按照队列顺序印有参加拍照人员姓名。

四、信息收集时间安排

请各院部认真收集、按照要求规范整理,西安科技大学高新学院2021届校友联络员推荐表及汇总表于2021年5月30日前加盖公章报送;2021届校友数据库、毕业班合影信息于2021年6月15日前报送校友联络与服务中心办公室。

联 系 人:董康康             

联系电话:63691418/63691419

报送地址:行政楼306室 

电子邮箱:gxxy610985740@163.com


附件一 西安科技大学高新学院2021届校友联络员推荐表.docx

附件二 西安科技大学高新学院2021届校友联络员汇总表.docx

附件三 西安科技大学高新学院2021届校友数据库.docx

                                    校友联络与服务中心

                                      2021年3月15日