通知公告

各学院（部）：
为做好2014届毕业生档案转寄工作，现将有关事宜通知如下。
一、时间安排
第一阶段：6月3日～13日，以学院（部）为单位在档案馆领取毕业生原始档案（具体时间安排见附件1、2）。
第二阶段：6月17日～7月1日，各学院（部）收集、整理毕业生档案，准确填写《毕业生档案材料目录》（见附件3）、《毕业生档案转寄地址信息统计表》（见附件4），交档案馆审核。
第三阶段：7月2日～8日，各学院（部）将整理好的毕业生档案交送档案馆（具体安排见附件5、6）。
第四阶段：7月10日档案馆统一寄发毕业生档案。
二、档案整理转寄工作流程
（一）各学院（部）到档案馆领取毕业生原始档案。
（二）各学院（部）对毕业生档案进行整理、核对，并对学生所有档案材料装袋（每名学生装一个档案袋），填写《毕业生
档案材料目录》、《毕业生档案转寄地址信息统计表》。
（三）各学院（部）从《毕业生档案转寄地址信息统计表》中筛选出实际需要转寄的信息，将电子版发至档案馆，档案馆依此制作《档案转递回执单》、《机要文件交寄单》及机要信封地址（电子版），并反馈各学院（部）。各学院（部）在档案馆领取机要信封袋。
（四）各学院（部）粘贴机要信封地址，并将加盖学院（部）公章的《档案转递回执单》（每人一份）与学生档案材料一同装入机要信封袋内，将信封口平整、严密、完好粘贴（信封口不贴封条，不盖章）。
（五）各学院（部）毕业班辅导员在《机要文件交寄单》（一式两份）登记人一栏签名，并将已封口的档案，按《机要文件交寄单》编号顺序打捆，《机要文件交寄单》每页20件，一页一捆，同时，将《机要文件交寄单》（一式两份）捆在最上面（不能黏贴，不能损坏）。《机要文件交寄单》所列内容必须与每捆档案的顺序和数量完全一致。此单不可删改，若有删改（如档案抽出），要在《机要文件交寄单》里将此档案地址划掉，并在备注栏签上登记人姓名。
（六）各学院（部）将检查校对无误后的毕业生档案，在规定时间内交至档案馆（见附件5、6）。
三、注意事项
（一）毕业生档案转寄地址信息以毕业生派遣单位为依据。
（二）就业单位要求学生个人携带档案，必须出具相关证明，经学院（部）批准备案后，由学院（部）将学生档案贴条密封、盖章交学生携带。
（三）9月份，各学院（部）将专升本学生档案统一整理编号交临潼校区档案馆，研究生档案统一整理编号交雁塔校区档案馆。       
（四）需要查询档案去向的毕业生，可在毕业一年内在档案馆查询机要转寄号，并开具介绍信后到陕西省机要通信局进行查询（毕业超过一年以上的，机要局不予查询）。
（五）就业单位要求对毕业生党员材料档案密封的，由学院（部）负责密封，并加盖公章，与其他档案材料一并装袋。
（六）毕业生在填写《毕业生档案转寄地址信息统计表》时，须确认接收档案单位与机要局是否建立机要投递关系，若未建立机要投递关系的机要局一律不予投递。
四、领取移交地点及联系人
领取移交地点：本、专科学生档案领取移交在临潼校区15号教学楼一层西侧档案馆保管科办公室，研究生档案领取移交在雁塔校区大学生活动中心北楼一层档案馆综合办公室。
联 系 人：郭怀珍  张峻山
临潼校区联系电话：83856343
雁塔校区联系电话：85583034
电子邮箱：535903560@qq.com。
 
附件： 1.领取毕业本、专科生档案时间安排表
2.领取毕业研究生档案时间安排表
3.毕业生档案材料目录
4.毕业生档案转寄地址信息统计表
5.毕业本、专科生档案移交档案馆时间安排表
6.毕业研究生档案移交档案馆时间安排表
                               
 
档案馆
2014年5月30日