关于做好2017届毕业生档案材料归档转递工作的通知
发布时间：2017-06-14
作者：admin
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各二级学院及相关部门：
为做好2017届毕业生档案材料整理归档工作，确保学生档案的安全转递，避免发生毕业生档案材料漏装、误装、投递错误、退回或档案丢失等问题，根据国家有关档案管理规定，结合我院实际，现将有关事项通知如下：
一、毕业生档案材料收集工作由二级学院负责，毕业生辅导员具体落实。档案材料整理、归档要严格执行国家有关档案管理规定，未经主管部门同意，不得擅自抽取毕业生档案材料或添加无关材料。
二、学生档案属机密材料，要求各学院及相关部门严格管理，注意保护学生个人信息，不得向外泄露毕业生档案内容。除档案整理人员外，学生本人及其他无关人员不得擅自翻阅毕业生档案，不允许学生本人携带档案。
三、各毕业班辅导员应在档案材料收集齐全后，在档案室的指导下进行整理、核对、移交、封袋。
四、档案室按照就业办提供的毕业生档案邮寄地址、邮政编码及收件人电话，在毕业生离校后两周内，通过EMS快递方式集中寄发毕业生档案。寄发后在学院档案室网站上公布毕业生档案邮寄基本信息（如：交寄日期、档案邮寄地址及EMS邮件号）。
五、各毕业班辅导员下载打印《2017届毕业生档案材料归档移交登记表》电子模板，并依照《2017届毕业生档案归档移交登记表》学号顺序分类排列各班级学生档案材料。6月26日至6月30日与档案室共同核对本班级毕业生人数及档案数量，并将毕业生大学阶段形成的材料与高中阶段档案合并装入新档案袋。
六、各毕业班辅导员在6月23日前，将毕业生在大学时期形成的档案材料收集齐全。主要材料有：(1)西安科技大学高新学院学生成绩总表(一式两份)；(2)高等学校毕业生登记表(一式两份)；(3)毕业生健康体检表； (4)毕业生鉴定表；（5）学年鉴定手册；(6)学生奖惩材料。上述材料在填写时应用不褪色的黑色、蓝黑色材料，字迹要工整，杜绝涂改。所填信息必须真实、可靠、完整，凡要求盖章处必须加盖印章。按学号由小到大次序排列，留级生排在最后。一式两份的材料，一份放入学生个人档案，另一份交档案室存档。
七、6月26日至6月30日，各毕业班辅导员带8名非毕业班学生(最好是党员或学生骨干)，依照《2017届毕业生档案整理转递日程安排表》时间要求到档案室整理、核对、移交本毕业班学生档案。因毕业生档案整理时间紧、任务重，各项准备工作只能提前，不得推后。
八、按照相关规定，事业单位、国有企业单位、县团级以上单位才能接收档案，非公有制企业不能接收档案，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收。填写收件人地址时，在非直辖市的，须按省、市、县、街道、门牌号码(楼号、单元号、楼层、房号)的顺序填写。不得只填写收件人所在单位而省略具体地址。收件人地址在直辖市的 “省”栏可省略，其他遵从上述要求填写。收件人联系电话非常重要，要准确地标注在EMS快递交寄单上，便于档案投递迅速、准确、安全。
九、档案室网站公布毕业生档案邮寄基本信息后，毕业生可登录http://www.ems.com.cn或拨打全国统一客户服务电话11183查询EMS快递邮件的详细信息。通过邮件跟踪与查询服务,可以实时了解邮件的全程信息。毕业生还可以依照《三方协议》和《报到证》填写的地址，到档案接收机构查询，确认档案是否到达。如接收单位未收到档案，毕业生可与学院档案室联系进一步查询档案去向。特别提醒：EMS快递邮件自交寄之日起一年内办理查询，逾期不再办理。
为做好2017届毕业生档案材料整理归档工作，确保学生档案的安全转递，避免发生毕业生档案材料漏装、误装、投递错误、退回或档案丢失等问题，根据国家有关档案管理规定，结合我院实际，现将有关事项通知如下：
一、毕业生档案材料收集工作由二级学院负责，毕业生辅导员具体落实。档案材料整理、归档要严格执行国家有关档案管理规定，未经主管部门同意，不得擅自抽取毕业生档案材料或添加无关材料。
二、学生档案属机密材料，要求各学院及相关部门严格管理，注意保护学生个人信息，不得向外泄露毕业生档案内容。除档案整理人员外，学生本人及其他无关人员不得擅自翻阅毕业生档案，不允许学生本人携带档案。
三、各毕业班辅导员应在档案材料收集齐全后，在档案室的指导下进行整理、核对、移交、封袋。
四、档案室按照就业办提供的毕业生档案邮寄地址、邮政编码及收件人电话，在毕业生离校后两周内，通过EMS快递方式集中寄发毕业生档案。寄发后在学院档案室网站上公布毕业生档案邮寄基本信息（如：交寄日期、档案邮寄地址及EMS邮件号）。
五、各毕业班辅导员下载打印《2017届毕业生档案材料归档移交登记表》电子模板，并依照《2017届毕业生档案归档移交登记表》学号顺序分类排列各班级学生档案材料。6月26日至6月30日与档案室共同核对本班级毕业生人数及档案数量，并将毕业生大学阶段形成的材料与高中阶段档案合并装入新档案袋。
六、各毕业班辅导员在6月23日前，将毕业生在大学时期形成的档案材料收集齐全。主要材料有：(1)西安科技大学高新学院学生成绩总表(一式两份)；(2)高等学校毕业生登记表(一式两份)；(3)毕业生健康体检表； (4)毕业生鉴定表；（5）学年鉴定手册；(6)学生奖惩材料。上述材料在填写时应用不褪色的黑色、蓝黑色材料，字迹要工整，杜绝涂改。所填信息必须真实、可靠、完整，凡要求盖章处必须加盖印章。按学号由小到大次序排列，留级生排在最后。一式两份的材料，一份放入学生个人档案，另一份交档案室存档。
七、6月26日至6月30日，各毕业班辅导员带8名非毕业班学生(最好是党员或学生骨干)，依照《2017届毕业生档案整理转递日程安排表》时间要求到档案室整理、核对、移交本毕业班学生档案。因毕业生档案整理时间紧、任务重，各项准备工作只能提前，不得推后。
八、按照相关规定，事业单位、国有企业单位、县团级以上单位才能接收档案，非公有制企业不能接收档案，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收。填写收件人地址时，在非直辖市的，须按省、市、县、街道、门牌号码(楼号、单元号、楼层、房号)的顺序填写。不得只填写收件人所在单位而省略具体地址。收件人地址在直辖市的 “省”栏可省略，其他遵从上述要求填写。收件人联系电话非常重要，要准确地标注在EMS快递交寄单上，便于档案投递迅速、准确、安全。
九、档案室网站公布毕业生档案邮寄基本信息后，毕业生可登录http://www.ems.com.cn或拨打全国统一客户服务电话11183查询EMS快递邮件的详细信息。通过邮件跟踪与查询服务,可以实时了解邮件的全程信息。毕业生还可以依照《三方协议》和《报到证》填写的地址，到档案接收机构查询，确认档案是否到达。如接收单位未收到档案，毕业生可与学院档案室联系进一步查询档案去向。特别提醒：EMS快递邮件自交寄之日起一年内办理查询，逾期不再办理。
陕公网安备61011602000655号