通知公告

各二级学院：

        为进一步做好2020级新生档案移交工作，规范学生档案管理，确保学生档案的安全与完整，学院拟于11月16日至12月31日对新生个人档案进行核对和移交，现将有关事项通知如下：

一、时间安排

11月16日    召开专题会议，具体布置工作。

11月17日至30日   

辅导员收集学生自带档案，领取邮寄来的新生档案，以班为单位，收集、整理学生档案，填写移交登记表。

    12月1日至2日     信科学院移交新生档案。

12月3日至4日     城建学院移交新生档案。

12月7日至 8日     国际学院移交新生档案。

12月9日至10日    经管学院移交新生档案。

12月11日          新传媒学院移交新生档案。

12月14日至21日   完善手续、制作标签、装盒入柜。

12月22日至28日   数据导入软件，实现网上检索。

12月29日至31日   工作总结讲评。

二、核查及移交内容

各学院新生辅导员应依照教务处确认的2020级新生名册和招办提供的考生高考电子档案，按实有人数核对新生档案材料及信息。档案材料信息与本人不一致时，应及时验证，核实后在登记表“备注”栏标注“有误”，并在书面总结中说明具体情况。

新生高中时期形成的档案材料主要有10项内容： ①高中学籍登记表； ②高考考生报名登记表；③高考考生体检表； ④高考志愿表；⑤考生思想品德考核表；⑥考生诚信考试承诺书；⑦高考成绩单；⑧外语口试登记表；⑨入团（党）志愿书；⑩奖励处分材料。

另外，辅导员通知学生在学信网上下载打印在线学籍验证报告一份，并加盖教务处公章，与新生档案材料同时归档。同时，组织学生填写《新生入学登记表》两份，一份装入学生档案，一份交由档案室存档。

三、要求

（一）二级学院领导要高度重视，严密组织。单位主管领导和新生辅导员全面承担本单位、本班级新生档案的核对与移交工作的安全保密责任。做好安全防范工作，保护学生个人信息及隐私，不得随意拷贝复制数据，不得随意更换、涂改、销毁学生档案材料，严防档案材料丢失和假材料装入。

（二）辅导员可以在群共享中下载《2020级新生档案材料核对移交登记表》。核对学生档案中照片、考生号、身份证号等相关信息，认真填写核对移交登记表；在档案袋相应位置填写学生姓名、性别及学号，右上角编号处标注班级和序号（例：工管2001-01），以教务处出的各班级学生点名册顺序和本班实际报到人数为准，以班级为单位捆扎档案袋，并附上核对移交登记表。

（三）辅导员应依照《2020级新生档案材料核对移交登记表》各项档案材料内容与实体档案逐项核对。表格以班为单位，各班学生不论是否有档案，都按教务处出的各班级学生点名册顺序，最终序号要与各班实际在校学生人数相符。1份材料为1件，比如高考体检表有2份，登记表对应的“考生体检表”栏目就应填写2，表示高考体检表有2件。缺少材料的，对应栏目空缺。高中时期档案材料10项内容全部空缺的应在备注栏填写“无档案”。 

（四）对未交或者缺、漏档案材料的，应及时通知学生本人，写出情况说明，附在本班级《2020级新生档案材料核对移交登记表》之前。由学生本人到原高中或生源地招办寻找或补齐原始档案材料，并于本学期内完成移交。

（五）毕业证书、各种获奖证书原件及复印件、团员证、户籍卡、组织介绍信、思想汇报等材料不属于归档范围。应由本人或党团组织保管。

  附件：1.2020级新生档案材料核对移交登记表

    2.2020级专升本档案材料（中学）核对移交登记表

    3.2020级专升本档案材料（大专）核对移交登记表

     4.2020级新生档案移交时间安排表

西安科技大学高新学院档案室

                       二〇二〇年十一月十二日